Confira dicas para a preservação de documentos da sua unidade assistencial

A sua unidade assistencial está preparada para conservar os documentos importantes da forma mais adequada? As medidas de preservação são aplicadas no dia a dia das equipes? Saiba que é importante definir uma rotina para conservação dos materiais impressos, evitando que sofram algum tipo de dano e possam chegar a um estado de perda total das informações.

Higienização de documentos. A higienização dos documentos e do ambiente em que são armazenados é uma das principais medidas que devem ser adotadas com regularidade para manter o acervo em boas condições de consulta.

Dica: enquanto é feita a higienização de documentos, também pode ser realizado um levantamento de dados sobre suas condições de conservação, para que as informações sejam revistas em futuras intervenções. É hora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido, mesmo que não possa ser completamente eliminado no momento.

Limpeza do acervo. O ambiente onde estão armazenados os documentos deve receber uma limpeza em sua superfície, para retirada de poeira e resíduos de excrementos de insetos.

Razões para realizar a limpeza do acervo:

– A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudicando-o do ponto de vista estético.

– As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem, com a alta umidade ou mesmo por ataque de água, e penetram rapidamente no papel. A sujeira e outras substâncias dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas, provocando a formação de manchas. A remoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador.

Local para armazenamento. Os móveis mais adequados para armazenar os materiais impressos são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos, o que pode danificar o papel.

Quer saber mais sobre esse assunto? Gostaria que a sua unidade assistencial recebesse uma consultoria da Unimed-BH para organizar o processo de armazenamento de documentos?

As analistas da qualidade da Unimed-BH podem auxiliar a sua equipe, por meio de uma visita de consultoria gratuita. Para agendar, envie um e-mail para qualidadeeseguranca@unimedbh.com.br ou entre em contato pelos telefones 3229-5269, 3229-6200, 3229-6053, 3229-6026.