Dicas para armazenar o prontuário dos pacientes

Os prontuários dos pacientes devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação. A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes. Além da circulação de pessoas, é importante cuidar da circulação do ar e da limpeza do local, evitando a proliferação de microrganismos e insetos.

Confira abaixo algumas dicas do Conselho Nacional de Arquivos para o correto armazenamento de documentos:

• O mobiliário das áreas de consulta e administrativas deve ser de aço ou de madeira tratada contra insetos e fogo;
• É importante monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, protegendo os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar por meio de filtros, persianas ou cortinas;
• Deve-se garantir boa vedação das janelas, permitindo sua abertura para ventilação natural quando necessário. Onde não há climatização, elas devem permitir uma boa aeração e ao mesmo tempo serem dotadas de proteção contra a entrada de insetos (utilizando-se telas de trama pequena) e radiações solares (instalando-se persianas e filtros).

A guarda do prontuário do paciente é estabelecida, segundo a legislação vigente, por prazo mínimo de 20 anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.